5 bí quyết giúp người quản lý phân chia công việc hiệu quả

 

 

Giống như trong quá trình kiếm việc 24h, bạn cần phải đặt ra mục tiêu công việc rõ ràng mới có thể mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quy trình phân chia công việc cũng vậy. Rất khó để biết được đội nhóm sẽ làm những việc gì và làm như thế nào nếu ngay từ đầu bạn không chỉ ra rõ mục tiêu chung mà tất cả mọi người cùng hướng đến. Điều này không chỉ giúp đồng đội ý thức rõ hơn về thành quả mà họ đang cố gắng để đạt được mà còn giúp bạn có cơ sở đặt ra những thang đo về mức độ hiệu quả công việc cho từng người dựa vào những gì họ đã thể hiện trong suốt quá trình làm việc nhóm. 

 

 

Yếu tố công bằng trong quá trình phân chia công việc luôn gây ra nhiều tranh cãi khi người quản lý không hiểu rõ về đội nhóm của mình. Công bằng chỉ mang lại hiệu quả khi mà phần việc được chia cho từng người đạt được hiệu quả cao nhất. Để đạt được kết quả này, bạn không những phải tìm hiểu kỹ càng về điểm mạnh, hạn chế của các thành viên mà còn dám khai thác và tận dụng họ ở mức độ đòi hỏi ngày càng cao qua từng giai đoạn. Bí quyết này vừa giúp bạn tránh được những sai lầm trong việc sắp xếp nhân sự cũng như hạn chế tối đa hao phí chất xám trong quá trình làm việc.

 

 

Trong quá trình phân công, nguồn nhân lực sẽ được chia ra thành các nhóm nhỏ tùy thuộc vào số lượng thành viên và quy mô công việc. Vai trò của người quản lý lúc này không chỉ là bảo đảm mỗi nhóm nhỏ phải hoàn thành tốt như kế hoạch mà bạn còn phải kết nối họ lại với nhau. Có thể công việc của nhóm này sẽ cần những kiến thức chuyên môn của nhóm kia, bộ phận này sẽ cần góp ý của bộ phận kia… Đây là yếu tố tương hỗ và dẫn dắt lẫn nhau mà bất kỳ một tập thể nào cũng cần phải có bên cạnh quá trình làm việc độc lập theo từng nhóm nhỏ.

 

 

 

Trong quá trình phân chia công việc và thực hiện, chắc chắn sẽ có những phát sinh không nằm trong kế hoạch. Lúc này một người quản lý linh hoạt sẽ biết cách phân phối lại nguồn nhân lực bằng cách đánh giá nhanh chóng vấn đề mới, xem xét tình hình nhân sự tại từng bộ phận từ đó điều chỉnh trách nhiệm công việc cho những đơn vị liên quan, đảm bảo không làm xáo trộn quá nhiều đến tiến trình của toàn đội. 

 

Một trong những sai lầm mà người quản lý thường gặp phải trong quá trình phân chia công việc đó chính là can thiệp quá nhiều. Quan tâm đến tập thể là một điều tốt thế nhưng bạn không thể lúc nào cũng đứng sát cạnh bên để cầm tay chỉ việc. Khi phân chia nhiệm vụ, bạn chỉ cần đưa ra những yêu cầu và chỉ dẫn khái quát đến các bộ phận để họ tự thống nhất và phối hợp với nhau trong quá trình hoàn thành, tránh can thiệp sâu làm thay đổi kết cấu của từng bộ phận, thói quen này sẽ giúp thành viên của đội nhóm rèn luyện khả năng tự thực hiện, tự kiểm tra và tự nghiệm thu.

 

Trên đây là 5 bí quyết giúp phân chia công việc hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình quản lý, lãnh đạo đội nhóm tập thể để hoàn thành kế hoạch.